Rollen tijdens een afname

De Toetscoördinator coördineert alle toetsen op één locatie. De rol wordt vaak uitgevoerd door iemand vanuit het examenbureau of soms een functioneel beheerder. De Toetscoördinator is vaak aanwezig op locatie waar de toetsen plaatsvinden, maar niet in de lokalen zelf.

Toetsen coördineren tijdens een afname met Schoolyear

Nieuw voor de Toetscoördinator is de toegang tot het Schoolyear dashboard. Het dashboard is een hulpmiddel waarmee de Toetscoördinator de activiteiten van studenten tijdens de toets kan inzien en de surveillanten pincode kan achterhalen. De pincode kan de surveillant vervolgens gebruiken om blokkade schermen (zoals het rode fraude scherm) bij studenten vrij te geven zodat hij/zij zijn toets kan afmaken. Een toetsencoördinator heeft de bevoegdheid om te besluiten over degelijke fraudegevallen en doet na de toets hierover verslag aan de Examencommisie. 

Wat zijn de taken van de Toetscoördinator? 

Voor de toets:

• Inplannen en organiseren toets (bijv toetsen inplannen in toetsapplicatie).
• Vaststellen van rollen tijdens de toetsafname tijdens afname.
• Back-up computers regelen op locatie tijdens de afname (tenminste 10%).

Tijdens de toets:

• Aanspreekpunt zijn tijdens de toetsafname voor de Surveillant en Troubleshooter
• Vragen van Surveillant en Troubleshooter doorzetten naar de juiste afdeling binnen de onderwijsinstelling (bijvoorbeeld functioneel beheer)
• Fraude situaties beoordelen nadat de Surveillant een melding heeft gedaan.
• Bij positieve beoordeling de surveillanten pincode in het Schoolyear dashboard opzoeken voor opheffen blokkade schermen. 

Na de toets:

• Verslag doen aan de examencommissie van eventuele fraude activiteiten tijdens een afname. Via het Schoolyear dashboard kan de Toetscoördinator de activiteiten per student terugzien en een export maken.

Bekijk de veelgestelde vragen Toetscoördinator voor antwoord op de meest voorkomende vragen.

De Surveillant is een tijdelijke rol tijdens een toetsafname of inzagemoment. De rol wordt vaak vervuld door docenten, stagiaires of externe invallers. 

Surveilleren tijdens een afname met Schoolyear

De rol van de Surveillant is bij een afname met Bring Your Own Device (BYOD) vergelijkbaar als bij een afname met een papieren toets. De Surveillant zorgt ervoor dat de student in alle rust zijn toets kan maken en de toets waar hij/zij surveilleert eerlijk verloopt.

Nieuw voor de Surveillant is nagaan bij de studenten of de Schoolyear applicatie aanstaat tijdens de toets. Bij een BYOD afname is ook de omgang met eventuele niet werkende computers nieuw. 

Wat zijn de taken van de Surveillant?

Voor de toets:

• Studenten ontvangen en instructies geven bij aanvang van de toets.
• Studenten identificeren en de presentielijst bijhouden. Vergelijk hiervoor de ID-kaart van de student met de naam en het studentnummer in de Schoolyear-balk onderaan het scherm.

Tijdens de toets

• Checken of de blauwe balk met Schoolyear logo zichtbaar is op de laptops van de studenten.
• 1e hulp bieden bij opstartproblemen op laptop van de student: Vragen om opnieuw de laptop op te starten en alle stappen van begin tot eind te herhalen. Opnieuw opstarten kan door het programma af te sluiten middels CTRL + ALT + Del (Windows) of door de laptop geheel opnieuw op te starten (macOS). Indien dit niet helpt een Troubleshooter inschakelen of een back-up computer aanbieden. 
• Blokkadescherm opheffen met surveillanten code bij een (onterechte) blokkade of via het toetscentrum vragen om toegang te verlenen aan de student. Let op: Het is aan de instelling om vooraf af te stemmen in welke scenario's de student zijn toets mag hervatten.

Na de toets

• Checken of de toets is ingeleverd in de toetsapplicatiesoftware.
• Checken of laptops zijn dichtgeklapt.
• Eventuele verdachte en fraudemeldingen doorgeven aan het toetscentrum.

Bekijk de veelgestelde vragen Surveillant voor antwoord op de meest voorkomende vragen.

Tijdens een digitale toets kan er altijd iets gebeuren waardoor een computer niet functioneert zoals verwacht. Met name bij Bring Your Own Device (BYOD) zijn dergelijke situaties lastig te voorspellen. De rol van Troubleshooter helpt studenten weer (technisch) op weg tijdens de afname zodat ze hun toets kunnen vervolgen. 

De Troubleshooter is een IT-vaardig persoon die studenten tijdens een toetsafname met BYOD ondersteunt voor 1e lijn technische laptop problemen. De rol kan op verschillende manieren worden ingevuld: Denk aan een medewerker van de IT-helpdesk, werkstudenten, slimme E-surveillanten (getrainde surveillanten) of digitaal vaardige docenten. Bij aanwezigheid van voldoende back-up computers kan de instelling er ook voor kiezen om studenten met laptopproblemen direct een back-up computer te overhandigen. Dan is de rol van een Troubleshooter in het lokaal niet nodig. 

Rol van Troubleshooter bij BYOD afname

De Troublehooter vormt een technisch verlengstuk van de Surveillant en helpt 1e lijns technische problemen bij studenten laptops op te lossen, zoals het verbinden met internet of opnieuw opstarten van de computer. 

De Troubleshooter is op de toetslocatie aanwezig, maar kan zijn rol voor meerdere toetsen tegelijk vervullen.

Wat zijn de taken van de Troubleshooter? 

Voor de toets:

• Er zijn geen acties voor de toets.

Tijdens de toets

• 1e hulplijn technische ondersteuning bij (opstart)problemen BYOD laptops en beheerde computers.
• Uitgifte back-up computers
• Bij structurele problemen (denk aan wifi-uitval of een storing in de toetsapplicatie) deze oplossen of de melding doorzetten naar de juiste afdeling binnen de instelling. 

Na de toets

• Er zijn acties na de toets.

Bekijk de veelgestelde vragen Troubleshooter voor antwoord op de meest voorkomende vragen.