Onderstaande vragen en antwoorden helpen je op weg hoe je als Toetscoördinator kunt omgaan met verschillende scenario's tijdens een afname met Schoolyear.
Zorg voordat de afname begint:
- dat de rollen tijdens een toetsafname zijn bepaald.
- dat onderstaande scenario's zijn doorgenomen en men heeft bepaald hoe jouw instelling hiermee omgaat.
Wanneer gebruik ik het Schoolyear dashboard?
Het is niet nodig om tijdens de afname het Schoolyear dashboard constant te monitoren. Het dashboard is meer bedoeld als handig naslagwerk bij vragen. Afhankelijk van hoe de instelling dit heeft afgesproken wordt voorafgaand aan of tijdens de toets de pincode uit het dashboard gedeeld met de Surveillant. Bij grote groepen is het handig om de status van de studenten in de gaten te houden om te zien of de studenten is gelukt om in te loggen. Echter is dit vaak ook mogelijk via de toetsapplicatie. Na de toets kunnen studentenactiviteiten worden gedownload ter onderbouwing naar de examencommissie.
Wat doe ik wanneer de Surveillant een melding doet over een student met een rood scherm en/of fraudeert?
Bij verdacht gedrag volg je de procedure zoals de instelling deze van te voren naar jou heeft gecommuniceerd.
In het uitzonderlijke geval dat wordt besloten dat de student zijn toets mag vervolgen, kan de Toetscoördinator de pincode uit het Schoolyear dashboard delen met de Surveillant. De code kan de Surveillant invullen in het blokkade scherm van de student. Vervolgens kan de student zijn toets weer vervolgen.
Wat doe ik wanneer de Surveillant een melding maakt dat een student een 'Schoolyear opnieuw opstarten' blokkade scherm ziet?
Het opnieuw opstarten van Schoolyear zou kunnen duiden op fraude, maar er kan ook sprake zijn van een vergissing. In functionaliteiten in dashboard vind je extra toelichting over hoe deze functionaliteit werkt.
Bepaal volgens de binnen de instelling afgesproken procedure of de student zijn toets mag vervolgen. Is dit het geval dan deelt de Toetscoördinator de pincode uit het Schoolyear dashboard met de Surveillant. De Surveillant vult de pincode in op het blokkade scherm van de student. De student kan nu zijn toets weer vervolgen.
Wat doe ik als ik een verdachte handeling zie in het Schoolyear dashboard?
Stuur volgens de binnen de instelling afgesproken procedure de studentengegevens (naam en studentennummer) en toetsgegevens (naam en tijdstip) inclusief beschrijving van de fraude naar de juiste contactpersoon. Vaak is dit de Examencommissie.
Wat doe ik als een student of medewerker een inhoudelijke vraag heeft over de toets of de toetsplanning?
Indien de Toetscoördinator deze vraag niet zelf kan beantwoorden kan hij/zij de vraag doorsturen naar de juiste personen binnen de instelling.
Wat doe ik als meerdere studenten mogelijk hetzelfde technische probleem ervaren?
Wanneer meerdere studenten hetzelfde technische issue ervaren is er mogelijk sprake van een structureel probleem, zoals regelmatige uitval van wifi of een storing in de toetsapplicatie. Vraag de volgende gegevens op bij de Surveillant en stuur de gegevens door naar de functioneel beheerder of de IT-afdeling:
- Een zo precies mogelijke beschrijving van het probleem (wat er gebeurde en verwachting)
- Bij hoeveel studenten dit optreedt en het tijdstip van optreden
- Studentgegevens (naam en studentennummer)
- Toetsgegevens (naam en tijdstip)
Het is overigens ook mogelijk dat meerdere studenten toevallig hetzelfde probleem ervaren en er niet sprake is van een structureel probleem, bijvoorbeeld vanwege dezelfde issues op afzonderlijke studentenlaptops. Komen jullie functioneel beheerder en de IT-afdeling er niet uit? Dan nemen zij contact op met Schoolyear.
Wat doe ik als een student een probleem ervaarde met zijn/haar laptop tijdens de toets, maar deze uiteindelijk (tijdelijk) is opgelost zodat de student zijn/haar toets kon afmaken?
Dat is goed nieuws! Noteer de student- en de toetsgegevens en stuur deze samen met de probleemomschrijving en de studentgegevens naar de functioneel applicatiebeheerder. De functioneel applicatiebeheerder verzamelt alle gevallen en koppelt deze terug aan Schoolyear.