Hoe gebruik je de Schoolyear device check-in?

In dit artikel wordt het gebruik van de Schoolyear device check-in toegelicht en vind je antwoorden op de volgende vragen:

• Wanneer gebruik je de device check-in?
• Hoe schakel je een device check-in in bij een toets?
• Hoe activeer je de QR code scanner?
• Hoe gebruik je de QR code scanner?

Wanneer gebruik je de device check-in?

Bij een Bring Your Own Device-toets werkt de student op zijn eigen laptop, vaak zonder dat de school controle heeft over het netwerk of apparaat. Dat maakt één ding lastig: hoe weet je zeker dat de student die inlogt ook daadwerkelijk in het aangewezen toetslokaal zit?

De device check-in voegt een fysieke plaatsbepaling toe aan het opstartproces van een toets. Bij de start van de toets krijgt de student een QR-code op het scherm. De surveillant scant deze code met de QR-code scanner. Deze scan bevestigt dat het device zich op dat moment daadwerkelijk in het lokaal bevindt. Pas na deze check-in kan de student verder met de toets. Omdat de scan fysiek in het lokaal moet gebeuren, is inloggen alleen niet voldoende om te starten. Hiermee kan er met meer zekerheid worden bepaald dat het device waarmee de student deelneemt aan een toets, daadwerkelijk in het lokaal aanwezig is. 

Dit is met name relevant bij BYOD-afnames waar andere mitigerende maatregelen, zoals een toetswachtwoord of inlogcode, niet voldoende zijn om het benoemde risico van plaatsbepaling te mitigeren. De device check-in is hierin een aanvullende mitigerende maatregel die kan worden toegevoegd. 

Belangrijk om te vermelden: de scan bevestigt aanwezigheid van het device op het moment van inchecken, niet doorlopend gedurende de hele toets. Is doorlopende plaatsbepaling nodig, combineer deze functionaliteit dan met andere logistieke processen of controles die daarvoor bedoeld zijn. 
 

Hoe schakel je een device check-in in bij een toets?

Om een device check-in te verplichten tijdens een toets, volg je de volgende stappen:

1. Maak een nieuwe toets aan of navigeer naar een bestaande toets.
    
2. In de Schoolyear instellingen-widget, navigeer naar Geavanceerde opties
    
3. Schakel Device check-in verplichten in. 
    
4. Vervolgens kan je instellen op welk moment je wil dat de check-in plaats vindt:
    
   • als je deze optie leeg laat, moet de check-in voor de start van de toets plaatsvinden. Je hebt hierbij de mogelijkheid om de Schoolyear sessie eerder te laten beginnen dan de toets zelf, waardoor je studenten ruimschoots voor het begin van de toets kan inchecken, zonder dat dit van de beschikbare toetstijd af gaat. 
   • Als je hier een waarde invult, kan je de check-in uitvoeren in de opgegeven periode na de starttijd van de toets. Studenten kunnen tijdens deze periode beginnen met de toets en kunnen op verzoek van de surveillant de check-in QR code tevoorschijn halen door op een icoontje te klikken. Als een student na de opgegeven periode nog niet is ingecheckt, verschijnt de QR code vanzelf op het scherm en kan de student niet verder tot hij/zij is ingecheckt. 
      
5. Druk vervolgens op Opslaan. 
    

Hoe activeer je de QR code scanner?

De device check-in wordt uitgevoerd met behulp van een QR code scanner. Dit is het fysieke apparaat waarmee de devices van studenten worden ingecheckt door de QR-codes te scannen. In principe kan hiervoor elk apparaat worden gebruikt, zolang het beschikt over een werkende camera en een actieve internetverbinding.

Let op: 

• Een QR code scanner kan alleen geactiveerd worden door een gebruiker met de rol Admin of Coördinator. 
• Een scanner geldt voor de hele omgeving, niet voor één specifieke toets. Daarom dient er zorgvuldig met de QR code scanners omgegaan te worden.  

Het activeren van een apparaat als QR code scanner bestaat uit 2 stappen:

1. Het genereren van de activatiesleutel
2. Het activeren van de QR code scanner

1. Activatiesleutel genereren

Om het gekozen apparaat te activeren als QR code scanner, dien je eerst een activatiesleutel te generen. Dit doe je volgens de volgende stappen:

1. Navigeer in de Schoolyear omgeving naar Scannerbeheer.
   
    
2. Klik op Maak een sleutel aan om een activatiesleutel aan te maken. Met deze activatiesleutel kun je een QR code scanner activeren.
   
    
3. Vervolgens krijg je het instellingenscherm te zien voor het aanmaken van een activatiesleutel. Je kan een activatiesleutel aanmaken voor één of meerdere apparaten. Vul hier de gewenste configuratie in en klik op Aanmaken.
   
   
    
4. Vervolgens wordt de activatiesleutel gegenereerd. Deze is beschikbaar als QR code of als link. Een activatiesleutel om meerdere apparaten mee te activeren kan ook uitgeprint worden. 

2. QR code scanner activeren

1. Scan de QR code of open de gegenereerde link uit stap 1 vanaf het apparaat dat je wil activeren als de QR code scanner. Zorg ervoor dat het apparaat dat je wil activeren een werkende camera & een actieve internetverbinding heeft. 
2. Volg de stappen op het apparaat om de activatie af te ronden.
3. Zodra een scanner is geactiveerd, zal deze in het overzicht van Geactiveerde scanners komen te staan. Vanaf dat moment is de QR code scanner klaar om gebruikt te worden. De QR code scanner is actief voor de gehele omgeving. 
    

Hoe gebruik je de QR code scanner?

Als een toets de device check-in verplicht heeft, moet de student aan het begin van de toets inchecken. Afhankelijk van de instellingen in de toets, wordt de check-in voorafgaand aan de start van de toets uitgevoerd of tijdens de eerste minuten van de toets. In het laatste geval kan de student beginnen met de toets en zal hij/zij handmatig de QR code tevoorschijn moeten halen door op een icoontje te klikken linksonder in het scherm. Na de ingestelde tijd wordt de QR-code verplicht en kan de student pas verder wanneer deze afgerond is. Het inchecken van de devices gaat als volgt:

Dit proces dient herhaald te worden voor iedere student. Houdt hierbij rekening met de afstand van het scherm tijdens het scannen. Wanneer de scanner te dicht bij het scherm wordt gehouden, past niet de hele QR code op het scherm van de scanner, waardoor deze niet goed kan scannen. De scanner is ontworpen om op grotere afstanden efficient de QR codes te scannen en daarom kan er met gemak van een afstand gescant worden door surveillanten.

FAQ 

Kan ik een QR code scanner deactiveren?

Je kunt een QR code scanner deactiveren vanuit het Scannerbeheer menu in Schoolyear. Navigeer naar Scannerbeheer > Geactiveerde scanners en zoek naar de gewenste scanner. Klik vervolgens op de rode deactiveer-knop bij de geselecteerde scanner. 

Wat moet ik doen als de QR code scanner niet (meer) werkt?

Mocht de scanner na activering of tijdens de toets niet functioneren, doorloop dan de volgende stappen:

1. Controleer de internetverbinding en de werking van de camera.
2. Controleer of de browser toegang heeft tot de camera.
3. Herlaad de scannerpagina in de browser.

Heb je de scannerpagina per ongeluk gesloten? Dan vind je deze terug via de geschiedenis van je browser.

Is de device check-in een vervanging op het toetswachtwoord? 

De device check in kan zowel als vervanging van een toetswachtwoord of als aanvulling op het toetswachtwoord worden ingezet. Dit besluit hangt erg af van hoe de logistiek rondom toetsen binnen de instelling is geregeld. Neem gerust op met support@schoolyear.com voor advies rondom toetslogistiek bij BYOD-afnames.