Workspace authenticatie kan vanuit de admin console worden afgedwongen óf kan door een docent worden ingeschakeld via de "advanced-settings" in de Schoolyear settingswidget. In onderstaand artikel wordt uitgebreid uitlegd wat deze functionaliteit inhoudt:
- Wat betekent de Workspace authenticatie?
- Hoe kan ik de Workspace authenticatie inschakelen?
- In welke situaties wil je de authenticatie via Schoolyear laten verlopen?
Wat betekent de Workspace authenticatie?
Voor iedere Schoolyear sessie wordt er voor een student een unieke workspace aangemaakt. Om deze workspace aan een specifieke student te koppelen, is er authenticatie vereist. Dit kan op twee manieren gebeuren:
Optie 1: Via 'handmatige' actie van de student
Indien je de workspace authenticatie niet inschakelt, zal de authenticatie op een andere manier moeten verlopen. Dit kan worden gedaan middels zelf-registratie van de student.
- Als er gebruik wordt gemaakt van een geïntegreerde toets, zal de integratie deze informatie naar Schoolyear doorsturen. Schoolyear heeft geen invloed op welke informatie er gestuurd wordt en daarmee is het mogelijk dat verschillende integraties, verschillende informatie voor dezelfde student sturen. Deze informatie wordt door Schoolyear gebruikt om aan de unieke workspace te linken.
- als er gebruik wordt gemaakt van een toetscode, krijgt de student een scherm te zien waarbij de student zelf een voornaam, achternaam en studentnummer opschrijft. De student kan hier mogelijk typefouten of verkeerde informatie neerzetten. Deze informatie wordt door Schoolyear gebruikt om aan de unieke workspace te linken.
Optie 2: Via Schoolyear
Lees onderstaande artikel verder hoe de authenticatie via Schoolyear werkt en hoe deze aan de unieke workspace wordt gelinkt.
Hoe kan ik de Workspace authenticatie inschakelen?
Workspace authenticatie kan worden afgedwongen voor iedere Schoolyear toets. Je kunt dit configureren in de admin console. Door dit te doen hoeft er op toets-niveau geen instelling te worden gewijzigd door een docent.
Indien Workspace authenticatie niet op admin niveau wordt afgedwongen, kun je per toets onder de advanced settings in de settingswidget bepalen of je de Workspace authenticatie wenst te verplichten.
In welke situaties wil je de authenticatie via Schoolyear laten verlopen?
Eigenlijk wil je voor alle toetsen authenticatie via Schoolyear afdwingen. Er zijn slechts een aantal voorbeelden waarbij je dit mogelijk niet wenst:
- Je maakt geen gebruik van SSO: als dit het geval is, wil je mogelijk deze functie niet gebruiken.
- Je hebt een toets met student die nog geen SSO hebben: bijvoorbeeld toelatingstoetsen waarbij de studenten nog niet over een instellingsaccount beschikken.
Let op: Schoolyear telt licenties op basis van unieke workspaces. Indien je besluit om de authenticatie via Schoolyear uit te zetten zal iedere workspace als unieke workspace worden geteld. Het kan dus zijn dat één student verschillende licenties verbruikt. Als je gebruik maakt van authenticatie via Schoolyear zal één student ook maar één licentie verbruiken.
Hoe werkt dit voor de student bij een device check?
Bij een device check is altijd Workspace Authenticatie via Schoolyear verplicht en dient de student te authenticeren. Dit zal middels Single Sign-On (SSO)* gebeuren en de student dient het eigen e-mailadres in te vullen.
Hoe werkt dit voor de student bij een 'geïntegreerde' toets?
Een geïntegreerde toets is een toets welke door middel van een API-key is aangemaakt.
De toets wordt gestart via de toetsapplicatie / LMS en studenten doorlopen zoals gebruikelijk de onboarding van Schoolyear. Net voordat de applicatie van Schoolyear wordt gelanceerd, krijgt de student de vraag om te authenticeren. Dit zal middels Single Sign-On (SSO)* gebeuren en de student dient het eigen e-mailadres in te vullen.
Omdat de student vaak bij de toetsapplicatie / LMS al reeds ingelogd is met SSO hoeft de student waarschijnlijk niet nogmaals in te loggen maar kan de authenticatie hergebruikt worden. Tevens is het voor geïntegreerde applicaties ook mogelijk om het e-mailadres van de student alvast mee te sturen zodat ook deze stap kan worden overgeslagen.
* maak je geen gebruik van SSO maar van de e-mail allowlist? Dan zal de student een tijdelijke link per e-mail gebruiken.
Hoe werkt dit voor de student bij een 'standalone' toets?
Een standalone toets is een toets welke in het Schoolyear dashboard is aangemaakt.
De toets wordt gestart via de toetscode welke met de student wordt gedeeld. Net voordat de applicatie van Schoolyear wordt gelanceerd, krijgt de student de vraag om te authenticeren. Dit zal middels Single Sign-On (SSO)* gebeuren en de student dient het eigen e-mailadres in te vullen. Het is niet nodig voor de student om zelf te registreren met een naam en een studentnummer aangezien deze informatie via SSO gedeeld wordt.
Zodra de authenticatie is geslaagd, kan de student de Schoolyear omgeving opstarten en beginnen met de toets.
* maak je geen gebruik van SSO maar van de e-mail allowlist? Dan zal de student een tijdelijke link per e-mail gebruiken.