Beheerde computers gids (voor werkplekbeheerders)

Schoolyear is software die ervoor zorgt dat studenten tijdens een digitale toets geen toegang hebben tot websites of programma's die niet zijn toegestaan. Wanneer de student aan een toets begint, start het Schoolyear programma in de meeste gevallen vanzelf, vervolgens kan de student op zijn computer uitsluitend deelnemen aan een toets. Na de toets, wordt Schoolyear afgesloten en heeft de student weer toegang tot alles op de pc, maar niet meer tot de toets.

Schoolyear draait als een native applicatie op Windows, macOS en beheerde Chromebooks. 

• Eenmalige installatie: Schoolyear hoeft maar één keer te worden uitgerold. Na de eerste installatie werkt het automatische update-mechanisme: zodra een student een toets start, controleert Schoolyear zelf of de software up-to-date is en installeert een update indien nodig. De IT-afdeling hoeft hier verder niets voor te doen. 
  • Let op bij Windows: voorkom conflicten met je eigen provisioning software. Lees daarover hier meer.
• Geen extra rechten nodig voor updates: Het automatische update-mechanisme werkt zonder beheerdersrechten van de student, ook op beheerde computers.
• BYOD wordt ook ondersteund: Studenten die een eigen Windows- of macOS-laptop meenemen, kunnen Schoolyear zelf installeren via de opstartflow van de toets.

De meeste computers zijn geschikt om een toets te maken met behulp van Schoolyear. Er zijn een paar minimum eisen waar een computer aan moet voldoen.

• Klik hier om naar de minimale computereisen te gaan.

Op beheerde computers heeft de student geen beheerdersrechten en kan de software niet zelf installeren. De installatie moet daarom vooraf door de IT-afdeling worden uitgevoerd. Dit is eenmalig.

• Lees: Stap 3 - Schoolyear instellen en testen op beheerde computers

Na de uitrol kun je controleren of Schoolyear correct is geïnstalleerd door een testtoets op te starten via exams.schoolyear.app.

• Lees: Stap 5 - Schoolyear software functioneel testen

Studenten kunnen zelf controleren of hun computer voldoet met de Device check.

Schoolyear wordt zeer frequent bijgewerkt. Studenten moeten altijd op de nieuwste versie draaien om deel te kunnen nemen aan een toets. Dankzij het automatische update-mechanisme hoef je als IT-afdeling de software na de eerste installatie niet opnieuw uit te rollen.

Zodra een student een toets opstart, controleert Schoolyear automatisch of de versie up-to-date is. Is dat niet het geval, dan wordt de update automatisch uitgevoerd.

• Lees: Hoe werkt de automatische update?

Voor geplande UI/UX update kun je op de hoogte blijven middels Client Release Notes en je kunt inschrijven voor deze informatie via: Hoe kan ik op de hoogte blijven van ontwikkelingen? 

Maintenance Releases (ongeplande releases) vind je terug in het changelog artikel (changelog). 

• Lees in dit artikel meer over het release schema: Schoolyear - Releases & Updates.

Schoolyear blokkeert tijdens een toets all het internetverkeer, met uitzondering van de eigen applicatie zelf. Firewalls, VPN-verbindingen en proxies kunnen hierdoor conflicteren met Schoolyear.

Als werkplekbeheerder is het daarom belangrijk om te testen of Schoolyear werkt met jouw infrastructuur. Lukt dat niet direct, raadpleeg dan: Foutmelding in de netwerk check

Voor het instellen van welke websites studenten tijdens een toets mogen bezoeken: Hoe werkt whitelisting van URLs?

Schoolyear biedt een functie om te detecteren of een toets wordt gemaakt op een beheerde computer van de instelling. Dit geeft de instelling meer inzicht in het gebruik van leenlaptops en eigen apparaten. De instelling hiervan staat beschreven in Stap 3 (sectie "Onderscheid instellen beheerde en onbeheerde computers").

• Windows - Hoe kun je Schoolyear gebruiken in combinatie met mandatory user profiles?
• Windows - Hoe kan ik de pop-up om de Schoolyear applicatie te lanceren overslaan op beheerde PCs?

• PC-problemen (client start niet, crasht, netwerk-check faalt, vastlopen, virusscanner, Windows S-modus, fout bij uitloggen): zie de volledige sectie Device vraagstukken oplossen.

Basis: Schoolyear instellen en testen op beheerde computers

Extra informatie:
De Schoolyear-applicatie wordt geïnstalleerd via een MSI. Daarnaast wordt er een achtergrondservice geïnstalleerd. Voor deze gecombineerde installatie zijn beheerdersrechten nodig. De applicatie en service worden geïnstalleerd in C:\Program Files\Schoolyear\Schoolyear. Program Data bestanden worden opgeslagen in UserProfile\AppData\Roaming\exams-client. De background service wordt pas actief nadat de applicatie voor de eerste keer is gestart.

NB: de namen van de beta applicatie en service zijn gelijk aan productie

Basis: Schoolyear wordt geïnstalleerd op de machine en niet op gebruikersniveau. Pas als Schoolyear geactiveerd wordt draait het in een gebruikersaccounts. Dit kan iedere type van account zijn; van generiek of gedeeld account tot een persoonsgebonden account. 

Extra informatie: 
De meest gangbare configuratie is om studenten een regulier onderwijsaccount te laten gebruiken. Hiervoor kunnen bestaande gebruikersaccounts gebruikt blijven worden. Schoolyear zal pas actief worden op het moment dat een student een toets-sessie dient te starten. Vanaf dat moment gaat de PC op 'slot' en kan er uitsluitend naar de toegestane content worden genavigeerd. Zodra Schoolyear dan weer afgesloten is, kan de student het account weer 'vrij' gebruiken. Het grootste voordeel dat je deze accounts hergebruikt is dat je de devices flexibel kunt inzitten en niet alleen maar voor toetsen/examens. 

Het gebruik van Schoolyear in een specifiek 'toets-account'* is door het gebruik van Schoolyear dus niet meer nodig. Indien je toch wenst om je toets-account te blijven gebruiken in combinatie met Schoolyear is dit wel mogelijk, maar dien je extra goed te controleren of de door jullie afgedwongen Policies compatibel zijn met het gebruik van Schoolyear. Controleer in deze situatie vooral het eenmalig installeren, auto-updaten én opstarten van de applicatie gezien hier de grootste kans op conflicten zit. 

* met toets-account wordt een gebruikersprofiel dat dichtgezet is middels Policies bedoeld. Dit kan ook bekend zijn onder te term: generieke accounts, examenaccounts, tentamen profielen etc. 

Basis: Hoe werkt de automatische update?

Extra informatie:
Schoolyear wil alleen een update kunnen uitvoeren, wanneer er een op dat moment een toets plaatsvind (volgens het Principle of least privilege). Dit betekent dat updates direct voor aanvang van een toets worden uitgevoerd.

Echter, het is noodzakelijk om de update vooraf te downloaden. Dit voorkomt een te grote netwerkbelasting op de infrastructuur van de instelling, resulterend in vertragingen bij toetsstarts. Het vooraf downloaden gebeurt automatisch middels een achtergrondservice, die wordt geïnstalleerd bij de installatie van de applicatie.

Deze achtergrondservice pollt periodiek onze server, om te controleren op updates, en zal bij een nieuwe update deze automatisch in de achtergrond downloaden naar de computer. Zo staat de update klaar voor installatie bij de start van de toets. (de update wordt HIER of HIER tijdelijk opgeslagen). 

De update voor de toets wordt uitgevoerd door updater.exe, deze staat in de C:\Program Files\Schoolyear\Schoolyear map voor productie, en onder C:\Program Files\Schoolyear\Schoolyear Preview voor Beta.

Basis: Hoe installeer je Schoolyear op een Windows Machine? en Hoe installeer je Schoolyear op een Macbook?

Extra informatie:
Het opstarten van Schoolyear gebeurt ,vanuit het Schoolyear perspectief, wanneer een student op 'xxx.exams.schoolyear.app' land.

Op deze pagina gebruiken we een custom URI scheme (schoolyear-exams of op beta schoolyear-exams-preview) om automatisch onze applicatie (Schoolyear Exams.exe)op te starten. Wanneer de software nog niet is geïnstalleerd, werkt dit uiteraard niet en wijzen we de student op de download knop.

Op beheerde pc's, werkt het om deze reden het beste om de MSI uit te rollen/provisionen, en daarnaast ook een policy toe te voegen aan de browser, om het automatisch opstarten vooraf al goed te keuren. Provisionen kan het beste met een detectieregel op Upgrade code, zodat dit niet conflicteert met het update-systeem. 

Basis: Hoe werkt whitelisting van URLs? en Wat is een Whitelist tegel?

Extra informatie:
Schoolyear maakt gebruik van een volledig netwerkfilter, zodat studenten uitsluitend verbinding kunnen maken met de toets en toetsbronnen.

Dit filter kan conflicteren met een VPN of een Web Application Firewall. Schoolyear kan een VPN of WAF, niet toevoegen aan het filter, ons product zou dan niet meer functioneren. Dit komt omdat het filter dan geen zicht meer heeft op het netwerkverkeer.