Schoolyear verwerkt en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het veilig afnemen van een digitale toets. Omdat Schoolyear alleen op locatie van de instelling wordt ingezet worden er nooit audio-, webcam- of beeldschermopnames gemaakt of verwerkt.
Mocht je vragen of opmerkingen hebben over de privacyinformatie omschreven in dit artikel dan kun je ons bereiken via team@schoolyear.com. Ook kun je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van de onderwijsinstelling waarmee Schoolyear een verwerkersovereenkomst heeft gesloten.
Wat zijn persoonsgegevens?
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar een persoon te herleiden is.
Welke (categorieën van) persoonsgegevens worden door Schoolyear verwerkt?
Wanneer een student op een eigen laptop een toets maakt met behulp van het programma Schoolyear worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Naam
- Campus e-mail
- Studenten-nummer
Welke technische gegevens verwerkt Schoolyear?
Schoolyear verwerkt tijdens de toets technische gegevens om te controleren of de applicatie van Schoolyear goed functioneert en of er mogelijk fraude plaatsvindt. Daarnaast gebruikt Schoolyear technische gegevens om de student tijdens de toets te waarschuwen als de batterij van de laptop leeg raakt of de wifi-verbinding is verbroken. De volgende technische informatie wordt tijdens de toets verwerkt:
- Type besturingssysteem
- Type browser
- Het gebruik van verdachte toetscombinaties
- Applicaties die tijdens de toets op de achtergrond worden opgestart
- Batterij-niveau
- Kwaliteit van de internetverbinding
- IP-adres van de locatie waar je de toets maakt
Met welk doel worden persoonsgegevens verwerkt en op basis van welke wettelijke grondslag?
De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Identificatie: Op het scherm van de student zijn de naam en het studentnummer zichtbaar. De surveillant controleert deze gegevens in combinatie met het ID bewijs. De student wordt verzocht om tijdens de toets het ID bewijs op de hoek van de tafel leggen.
- Fraudecontrole en naleving voorschriften: Er wordt gecontroleerd of de applicatie van Schoolyear tijdens de toets goed functioneert en of de student zich tijdens het maken van de toets houdt aan de geldende voorschriften zoals beschreven in de richtlijnen van je opleidingsinstelling.
Schoolyear verwerkt persoonsgegevens van de student op basis van de grondslag ‘algemeen belang’ (artikel 6.1 (e) AVG). Dit houdt in dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen, maatschappelijk belang dat aan de opleidingsinstelling is opgedragen en zijn basis vindt in de wet WHW (Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de student?
De opleidingsinstelling is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die in dit Privacystatement worden beschreven en heeft de wettelijke plicht om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wordt de webcam aangezet tijdens een toets?
Nee. Op geen enkel moment wordt de webcam aangezet of gebruikt tijdens een toets.
Wordt de microfoon aangezet tijdens een toets?
Nee. De microfoon wordt niet gebruikt tijdens een toets.
Wordt er een schermopname gemaakt tijdens een toets?
Nee. Schoolyear maakt geen schermopnames. De antwoorden die de student in de toets invult, komen niet bij Schoolyear terecht.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens van de student?
De persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens het maken van de toets worden uitsluitend ingezien door de personen die onder instructiebevoegdheid van de opleidingsinstelling staan. Deze personen hebben een aangewezen rol bij het afnemen van de toetsen (bijvoorbeeld als surveillant) en krijgen alleen toegang voor zover dat noodzakelijk is.
Worden persoonsgegevens met derden gedeeld?
De opleidingsinstelling heeft met Schoolyear een verwerkersovereenkomst gesloten om te borgen dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de AVG worden verwerkt. Hierin is ook bepaald dat de leverancier en haar onderaannemers (subverwerkers) de persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden mogen verwerken en uitsluitend mogen handelen conform instructies van de opleidingsinstelling.
De persoonsgegevens worden in principe niet gedeeld met andere derden, tenzij de opleidingsinstelling hiertoe verplicht is op basis van de wet of aan een rechterlijk bevel.
Worden persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie?
Nee. Alle persoonsgegevens die Schoolyear verwerkt blijven binnen de Europese Unie.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Schoolyear bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om doeleinden te bereiken. De toetscoördinator bekijkt na de toets in het Schoolyear dashboard of er nog relevante informatie over de toets aan de examencommissie moet worden doorgegeven.
Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?
Schoolyear neemt passende beveiligingsmaatregelen bij het versturen en opslaan van data om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en enige vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast wordt Schoolyear jaarlijks door een externe partij gecontroleerd en is er een verwerkersovereenkomst gesloten met de opleidingsinstelling om privacy te waarborgen.
Wat doet het programma van Schoolyear als de toets is afgelopen?
Nadat de toets is ingeleverd en de beveiligde omgeving is afgesloten doet het programma van Schoolyear niets meer op de computer van de student. Schoolyear mag verwijderd worden van de computer. De student dient dan wel voor de volgende toets extra tijd te reserveren om Schoolyear opnieuw te downloaden en installeren.
Hoe kan een student zijn privacyrechten uitoefenen?
Op basis van de AVG heeft de student - onder bepaalde voorwaarden - het recht op inzage in de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden, het recht om persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke onjuistheden bevatten, het recht om persoonsgegevens te wissen, het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Heb je nog meer vragen omtrent privacy? Neem dan contact met ons op via team@schoolyear.com.