Schoolyear verwerkt en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het veilig afnemen van een digitale toets. Omdat Schoolyear alleen op locatie van de instelling wordt ingezet worden er nooit audio, webcam of beeldschermopnames gemaakt of verwerkt.
Mocht je vragen of opmerkingen hebben over de privacy informatie omschreven in dit artikel dan kun je ons bereiken op support@schoolyear.com. Ook kun je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van jouw onderwijsinstelling waarmee Schoolyear een verwerkersovereenkomst heeft gesloten.
Wat zijn persoonsgegevens?
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Welke (categorieën van) persoonsgegevens worden door Schoolyear verwerkt?
Wanneer je op een eigen laptop een toets maakt met behulp van het programma Schoolyear worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Naam
- Campus e-mail
- Studentennummer
Welke technische gegevens worden door Schoolyear verwerkt?
Schoolyear verwerkt tijdens de toets technische gegevens om te controleren of de applicatie van Schoolyear goed functioneert en of er mogelijk fraude plaatsvindt. Daarnaast gebruiken we technische gegevens om de student tijdens de toets te waarschuwen als de batterij van de laptop leeg raakt of de wifi-verbinding is verbroken. Lees hieronder welke technische informatie tijdens de toets worden verwerkt:
- Type besturingssysteem
- Type browser
- Het gebruik van verdachte toetscombinaties;
- Applicaties die tijdens de toets op de achtergrond worden opgestart
- Batterij-niveau
- Kwaliteit van de internet verbinding
- IP-adres van de locatie waar je de toets maakt
Met welk doel worden mijn persoonsgegevens verwerkt en op basis van welke wettelijke grondslag?
De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Identificatie: Op jouw scherm in Schoolyear is je naam en studentnummer zichtbaar. De surveillant controleert deze gegevens in combinatie met jouw ID bewijs. Je wordt verzocht, tijdens de toets, je ID bewijs op de hoek van de tafel te laten liggen.
- Fraudecontrole en naleving voorschriften: Er wordt gecontroleerd of de applicatie van Schoolyear tijdens de toets goed functioneert en of je je tijdens het maken van de toets gehouden hebt aan de geldende voorschriften zoals beschreven in de richtlijnen van je opleidingsinstelling.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘algemeen belang’ (artikel 6.1 (e) AVG). Dit houdt in dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen, maatschappelijk belang dat aan de opleidingsinstelling is opgedragen en zijn basis vindt in de wet WHW (Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Jouw opleidingsinstelling is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die in dit Privacystatement worden beschreven en heeft de wettelijke plicht om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wordt mijn webcam aangezet tijdens een toets?
Nee. Op geen enkel moment zal jouw webcam worden aangezet of gebruikt tijdens een toets.
Wordt mijn microfoon aangezet tijdens een toets?
Nee. Ook jouw microfoon zal niet gebruikt worden tijdens een toets.
Wordt mijn scherm opgenomen tijdens een toets?
Nee. Schoolyear maakt geen schermopnames en de antwoorden die jij in de toets invult komen ook nooit terecht bij Schoolyear.
Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens het maken van de toets worden uitsluitend ingezien door de personen die onder instructiebevoegdheid van de opleidingsinstelling staan. Deze personen hebben een aangewezen rol bij het afnemen van de toetsen (bijvoorbeeld als surveillant) en krijgen alleen toegang voor zover dat noodzakelijk is.
Worden mijn persoonsgegevens met derden gedeeld?
Jouw opleidingsinstelling heeft met Schoolyear een verwerkersovereenkomst gesloten om te borgen dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de AVG worden verwerkt. Hierin is ook bepaald dat de leverancier en haar onderaannemers (subverwerkers) de persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden mogen verwerken en uitsluitend mogen handelen conform instructies van de opleidingsinstelling.
Jouw persoonsgegevens worden in principe niet gedeeld met andere derden, tenzij de opleidingsinstelling hiertoe verplicht is op basis van de wet of aan een rechterlijk bevel.
Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie?
Nee. Alle persoonsgegevens die Schoolyear verwerkt blijven binnen de Europese Unie.
Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de doeleinden te bereiken. De toetscoördinator bekijkt na de toets in het Schoolyear dashboard of er nog relevante informatie over de toets aan de examencommissie moet worden doorgegeven.
Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?
Schoolyear neemt passende beveiligingsmaatregelen bij het versturen en opslaan van data om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en enige vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast wordt Schoolyear jaarlijks door een exterene partij gecontroleerd en is er een verwerkersovereenkomst gesloten met jouw opleidingsinstelling om jouw privacy te waarborgen.
Wat moet ik doen als ik de apparatuur niet heb om de toets online te maken?
Een student die niet over het juiste device beschikt, heeft te allen tijde het recht om dit kenbaar te maken bij zijn/haar examencommissie. Er zal van geval tot geval worden beoordeeld of er een mogelijkheid is om de student tegemoet te komen, bijvoorbeeld door de toets op een leenlaptop van de opleidingsinstelling te maken.
Wat doet het programma van Schoolyear als de toets is afgelopen?
Nadat de toets is ingeleverd en de beveiligde omgeving is afgesloten doet het programma van Schoolyear niets meer op jouw computer. Als je het prettig vindt kun je na elke toets Schoolyear ook weer verwijderen van jouw computer. Let wel op dat je dan voor de volgende toets extra tijd moet nemen om Schoolyear opnieuw te downloaden en installeren.
Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?
Op basis van de AVG heb je - onder bepaalde voorwaarden - het recht op inzage in de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden, het recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke onjuistheden bevatten, het recht om jouw persoonsgegevens te wissen, het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Heb je nog meer vragen omtrent privacy? Neem dan contact met ons op via support@schoolyear.com.